Архив приказов о приеме на работу

Архив приказов о приеме на работу

Классификатор приказов В каждой организации в процессе ее деятельности возникает ряд документов, которые регламентируют всю работу. Основными документами каждой компании являются распорядительная документация, к числу которой относятся приказы по личному составу, срок хранения которых заметно отличается от прочих. Чтобы иметь представление о правильном определении сроков хранения, рекомендуем обратить внимание на классификатор. Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов: основные; по личному составу; по административно-хозяйственной деятельности. Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья — 5 лет.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Приказ ИП о приеме на работу сотрудника

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта выше. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив.

Вход на сайт Личная карточка работника Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Порядок подготовки дел к передаче в архив Правил : — приказы распоряжения по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава при отсутствии отдельной описи ; — личные дела при отсутствии отдельной описи ; — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате расчетные ведомости по зарплате ; — невостребованные трудовые книжки при отсутствии отдельной описи ; — акты о несчастных случаях.

Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее , для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов частей , проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. В архив организации передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве.

Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел. Документы, которые не находятся на руках у исполнителей, при их хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

В соответствии с пунктом 72 ГОСТ Р формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей и научно-справочного аппарата к ним указателей, оглавлений. При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения свыше 10 лет для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. То есть здесь единым принципом является отделение изолирование документов по личному составу от остальных документов. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Другие рекомендации по заполнению описи следует получить у специалистов архива, в который будут передаваться документы, так как в Правилах учтено не все.

Как быть с документами, сроки хранения которых истекли? Бывает, что на момент ликвидации организации сроки хранения некоторых документов истекли. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.

Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности п. Важно При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Хронологическая последовательность расположения документов начинается от более ранних по датам документов и заканчивается более поздними датами. Приложения объемом свыше листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. Штатное расписание. Положение об отделе кадров. Документы по подготовке и переподготовке работников, повышению квалификации, планы, программы и так далее. Переписка с другими организациями по вопросам повышения профессиональной квалификации, поиска кадров и так далее. Приказы о приеме, увольнении работников. Приказы о поощрениях, применении дисциплинарных взысканий. Приказы о командировании.

Приказы о переводе на другую работу, повышении в должности. Должностные инструкции работников организации. Трудовые договоры. Договоры о полной материальной ответственности. Табель учета рабочего времени. Картотека личных дел работников.

Приказ о назначении ответственного за архив

Порядок подготовки дел к передаче в архив Правил : — приказы распоряжения по личному составу; — списки личного состава; — карточки по учету личного состава при отсутствии отдельной описи ; — личные дела при отсутствии отдельной описи ; — лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате расчетные ведомости по зарплате ; — невостребованные трудовые книжки при отсутствии отдельной описи ; — акты о несчастных случаях. Приказы по личному составу формируются так, чтобы каждое дело ограничивалось приказами, изданными в рамках одного календарного года. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее , для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов частей , проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации составления самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. В архив организации передаются дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также дела по личному составу через год после их завершения в делопроизводстве. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. Текущее хранение документов определяется не только понятием номенклатуры дел, но и формированием дел.

Архив приказов о приеме на работу

Поскольку приказы распоряжения по личному составу подразделяются на два массива, кадровые службы должны формировать эти документы в разные дела и вести их регистрацию раздельно. При регистрации приказов распоряжений по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК прием, перевод, увольнение и др. Приказы распоряжения со сроком хранения 5 лет очередные и учебные отпуска, взыскания и др. Внутри каждого дела приказы располагаются по номерам и датам издания. При большом объеме документов свыше листов дела с приказами распоряжениями разбиваются на тома том 1, том 2 и т. Момент этот, действительно, важен, поскольку от этого зависит срок хранения: постоянно или 5 лет. Распорядительные документы, относящиеся к административно-хозяйственной деятельности, указаны в Перечне. Те читатели, кто пользовался Перечнем, знают, что документы статьи Перечня систематизированы по функциям управления. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; Эксплуатация зданий, помещений;

Приводим в порядок архив отдела кадров

Заявления на отпуск и материальную помощь тоже? Зачем они нужны в личном деле? А если организация не ведет личные дела? Соответственно, их формируют в отдельное дело, за исключением заявлений о приеме, переводе и увольнении, которые помещают в личное дело, если в организации принято ведение личных дел. Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. Остальные организации их кадровые службы и службы делопроизводства самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел и не только в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения. В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки: Пример Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел СвернутьПоказать Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота см.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел. Требуется: привести в порядок архив документов по личному составу. В них содержатся формы документов, необходимых для формирования дел. Сроки хранения определяются по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения [2] далее — Перечень и по ст. Скорее всего, о порядке хранения документов работники отдела кадров знают только приблизительно. В лучшем случае они могут определить, какие документы хранятся 50 лет, а какие — 5. Возможно, секретарю просто укажут на несколько десятков папок-регистраторов с приказами и другими документами за несколько лет. Документы по личному составу — это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [4].

Срок хранения приказов на отпуск

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются так: Первая группа — приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника касаются условий трудового договора и имеющие срок хранения 75 лет: о приеме на работу заключение трудового договора ; о переводе на другую работу постоянный перевод с согласия работника, то есть изменение трудового договора ; об увольнении прекращение трудового договора ; об установлении заработной платы изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора ; о направлении в командировку длительную зарубежную ; о поощрении премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т. Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет: о предоставлении отпуска; о направлении в командировку краткосрочную ; о применении дисциплинарного взыскания замечание, выговор и т. Учтите, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля , являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. В основном, это связано с расчетом трудового стажа при выходе на пенсию. Не редко возникают ситуации, когда из-за испорченной трудовой или отсутствием печати на титульном листе, приходится доказывать свой стаж копиями приказов по личному составу. Тут пригодятся все приказы: и прием и отпуска А в чем сложность сдать в архив все приказы не подразделяя их?????

Приказ о назначении ответственного за архив В каждой организации с течением времени скапливаются различного рода бумаги, документы, дела, из которых впоследствии формируется архив. Для того чтобы он содержался в порядке, назначается ответственное лицо.

Журнал регистрации приказов по личному составу Приказ распоряжение о приеме работника на работу Полезная информация Кадровые приказы Форум Новости Консультации Трудовые книжки Трудовой договор Кадровые приказы Приказы по основной деятельности Локальные нормативные акты Должностные инструкции Охрана труда Адаптация персонала Законодательные акты Статьи Готовимся к проверкам Кадровые приказы Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления предприятия, организации , действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто. Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля , являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу. Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет: о предоставлении отпуска; о направлении в командировку краткосрочную ; о применении дисциплинарного взыскания замечание, выговор и т. Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 " Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения ". Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться.

Операции с документами по личному составу 1. Оформление заявления, анкеты, трудового договора контракта. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров контрактов.

Личная учетная карточка работника. Запись в трудовой книжке. Все эти формы комплектуются именно в таком порядке, хотя чаще всего это все происходит в один день, поэтому все записи и документы имеют одну дату, разве что заявление может быть оформлено раньше. Образец приказа о приеме на работу: как составить без ошибок После того как мы разобрались с последовательностью оформления документации, можно остановиться подробнее на самом распоряжении о трудоустройстве.

Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов. В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей. В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

Полезное видео: Как оформить приказ о приеме на работу - Елена А. Пономарева
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018 ota-studio.ru